Hallo Suricata,
Aus der Erfahrung mit unserer Pflegekasse kann ich sagen:
Du musst den jeweiligen Betrag verstrecken und von der Vertretung quittieren lassen - mit Datum, Arbeitszeit und Betrag. Wir nutzen dafür ein Blatt für mehrere Einträge. Wir warten mit der Rückerstattung, bis ein höherer Betrag aufgelaufen ist. Maximal können wir einmal jährlich abrechnen.
Falls dein Pflegedienst die Vertretung stellt, kann der auch direkt mit der Kasse abrechnen.
Steuerpflichtig u. sozialvers.pflichtig für die Vertretung bist nicht du, sondern deine Vertreterin bzw ihre Firma.
Der Pflegebedürftige hat für Vertretungspflege ein jährliches Budget. Da es sich dabei um die Beiträge der Versicherten handelt, kann ich mir gut vorstellen, dass du Ärger bekommst, wenn du einen Stundenlohn von 100 Euro von der Kasse rückforderst.
Deine / Eure Pflegekasse gibt dir telefonisch genauere Auskunft.